Privacidad y tratamiento de datos

1. Introducción

La protección de tu privacidad y la seguridad de tus datos personales es una prioridad para Terapsy (“Terapsy clinic” o la "Empresa") y, en su caso, para las demás entidades del grupo Terapsy que traten tus datos ("Terapsy" o "nosotros"). Esta política de privacidad ("Política") se aplica al tratamiento de tus datos personales que se lleva a cabo en este sitio web ("Sitio Web"), en nuestra aplicación móvil ("App") y, en general, en todo el entorno digital de Terapsy a través del cual Terapsy presta los servicios (los "Servicios"). Te recomendamos que leas atentamente esta Política y nuestros términos y condiciones antes de utilizar cualquiera de los Servicios o abrir una cuenta en el Sitio Web o la App ("Cuenta").

2. A quién aplica

3. Objetivo de esta política

4. Información general para todos los usuarios

4.1. Origen de los datos

4.2. Identidad de los responsables del tratamiento

Responsable del tratamiento Terapsy es un grupo de empresas dedicadas al sector de la sanidad electrónica cuyo objeto principal es facilitar el acercamiento entre los pacientes y los profesionales o prestadores de servicios de salud, a través de herramientas tecnológicas. No obstante, aclaramos que Terapsy no presta servicios de salud de manera directa ni actúa como IPS o profesional de la salud. Para prestarle los Servicios, Terapsy actúa como responsable del tratamiento de datos personales. A continuación encontrará los detalles: Terapsy, actúa como responsable independiente del tratamiento de tus datos personales para las finalidades detalladas más adelante en esta Política (entre otras, de gestionar la relación contractual contigo, atender las consultas y reclamaciones, responder a las solicitudes de los interesados, revisar y gestionar las opiniones de los Usuarios Finales, y gestionar la relación diaria con los Usuarios).

4.3 Cómo protegemos tus datos

Nos tomamos muy en serio la protección de tus datos. Tomamos las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para proteger tus datos personales, entre otros, de accesos no autorizados. Seguimos las normas aceptadas en el sector para proteger la información personal que nos facilitas, tanto durante la transmisión como después de la recepción: por ejemplo, comprobación periódica de la seguridad de la plataforma, segmentación y control del acceso a los datos dentro de la organización, y uso de técnicas de seudonimización, anonimización o cifrado. Lamentablemente, la transmisión de información por Internet (incluido el correo electrónico) no siempre es completamente segura. Por lo tanto, al utilizar nuestras aplicaciones sólo debes utilizar una conexión segura a Internet y mantener siempre la seguridad del dispositivo. Una vez que recibamos tu información, utilizaremos procedimientos estrictos y elementos de seguridad adecuados para evitar que se acceda a ella o se comparta sin autorización. En cuanto a los datos de salud, aplicamos medidas adicionales de protección como, por ejemplo, diferentes capas de cifrado o técnicas de seudonimización. En materia de datos personales sensibles. Terapsy podrá tratar los datos personales de un menor de 18 años, siempre que exista el consentimiento previo y expreso de padres o tutores legales. En estos casos, los padres o tutores legales pueden cambiar o revocar la autorización otorgada. Adicionalmente, el tratamiento de los datos personales de niñas, niños y adolescentes, cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos: a) El tratamiento responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b) En todo momento se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales. c) El niño, niña o adolescente podrá ser escuchado, y su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

4.4 Compartir tus datos con terceros

Podemos compartir tus datos personales: con los Profesionales, cada vez que hagas una reserva y cada vez que decidas compartir información con ellos; con otras empresas de Terapsy, para que la Empresa pueda prestar los Servicios (por ejemplo, infraestructura, soporte técnico o seguridad de la información); con proveedores externos, con el fin de prestarte los Servicios que hayas solicitado o para satisfacer los intereses legítimos de Terapsy, tal como se explica en esta Política. Los proveedores externos con los que compartimos datos variarán en función del tipo de Usuario. Los tipos de proveedores son: proveedores de servicios de alojamiento en la nube y mantenimiento de servidores; proveedores de herramientas de comunicación telefónica, por videoconferencia o digital; proveedores de contenidos; herramientas de encuesta; proveedores de redes sociales; proveedores de herramientas de atención al cliente; centrales de llamadas; consultores, auditores o asesores externos; proveedores de servicios de pago, bancos, agencias de referencia de crédito y de prevención del fraude, compañías de seguros; y empresas informáticas que nos prestan servicios de software, seguridad de la información o similares con los tribunales, policía y otras autoridades públicas, para cumplir con requisitos legales o reglamentarios siempre que recibamos una solicitud legítima; y con otras entidades en caso de fusión, adquisición o inversión en esa entidad comercial, o en caso de reorganización empresarial. Los terceros mencionados en esta sección pueden actuar como encargados del tratamiento de datos o como responsables independientes del tratamiento de datos, según el caso. Cuando actúan como encargados del tratamiento de datos, nos aseguramos de contar con el acuerdo de tratamiento de datos pertinente. Si eres un Usuario Final, compartiremos tus datos con los Profesionales con los que hayas concertado una cita en su calidad de responsables del tratamiento de datos, tal y como explicamos en la sección 5 a continuación.

4.5 Transferencias internacionales de datos

Algunos de los terceros mencionados pueden tener su sede fuera de Colombia (por ejemplo: Estados Unidos de América, Reino Unido, Europa o Australia). En tales casos, nos aseguramos de que se cumplen los requisitos legales establecidos por la normativa aplicable en materia de protección de datos para la transferencia segura de tus datos personales. Siempre utilizamos las garantías adecuadas para proceder a cualquier transferencia internacional de datos. Si deseas obtener más información sobre las salvaguardias adoptadas, ponte en contacto con nosotros.

4.6 Tus derechos en materia de protección de datos

Cuando actuamos como responsables del tratamiento de datos, tienes los siguientes derechos. Para ejercer dichos derechos, consulta los datos de contacto en la sección "Contacte con nosotros" más abajo. Derecho a ser informado sobre el tratamiento de tus datos personales (es decir, para qué fines, qué tipo de datos personales, a qué destinatarios se comunican, periodos de conservación, si se realizan transferencias internacionales de datos). Encontrarás toda la información en esta política de privacidad y en los diferentes banners y secciones del Sitio Web y la App. Ten en cuenta que los Profesionales deben informarte por separado cuando traten tus datos como responsables del tratamiento; derecho de acceso a los datos personales que nosotros tratamos; derecho a eliminar tus datos personales a menos que los necesitemos para prestarte los Servicios o tengamos una obligación legal o un interés legítimo para conservarlos; derecho a rectificar tus datos personales si son inexactos, incompletos o incorrectos. Puedes rectificar dicha información tú mismo o pedirnos que lo hagamos por ti. A raíz de una reclamación o solicitud tuya, buscaremos garantizar la rectificación de los datos personales que tenemos sobre ti; derecho a oponerte al tratamiento de tus datos por nuestra parte y, por tanto, a limitarlo; Ten en cuenta que hay determinadas actividades de tratamiento a las que no puedes oponerte, ya que son estrictamente necesarias para prestar nuestros Servicios; derecho a revocar cualquier consentimiento previamente otorgado. Ten en cuenta que es posible que no podamos prestarte determinados Servicios a partir del momento en el que se revoque tu consentimiento; La revocación del consentimiento no afecta a la legitimidad del tratamiento efectuado antes de la retirada; derecho a la "portabilidad" de tus datos almacenados por nosotros, en formato digital. Esto significa recibir tus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, con el fin de transferirlos a otro responsable del tratamiento, o realizar dicha transferencia directamente, si es técnicamente viable; y derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), si crees que estamos tratando tus datos personales de forma contraria a la ley. Siempre cumpliremos con nuestras obligaciones legales respecto a tus derechos. Procuraremos responderte en un plazo razonable, de acuerdo a los plazos establecidos en la normativa aplicable. Para proteger tu privacidad frente a accesos no autorizados, nos reservamos el derecho a verificar la identidad del solicitante (sólo cuando tengamos dudas razonables sobre su identidad). El Usuario podrá formular peticiones quejas o reclamos (“PQR”) respecto de cuáles son los datos personales del titular los que reposan en la Plataforma de Terapsy. La petición de PQR deberá contener la identificación y provenir del Titular y la prueba de la calidad en que actúa (copia de su cédula, del poder que le fuera otorgado por el titular, del documento que acredite su condición de representante, causahabiente, tutor o curador), la descripción de los hechos, los datos completos de contacto del solicitante, indicando teléfono, dirección, ciudad y correo electrónico. Terapsy podrá responder dentro de los (5) cinco días siguientes a la fecha de recepción de la solicitud PQR, solicitando aclaraciones, complementaciones o adiciones a la solicitud recibida. Si transcurridos dos meses contados a partir de la solicitud de Terapsy de complementación o aclaración, el interesado no responde, se entenderá que desistió de la solicitud presentada y se archivará la misma, conservando las pruebas de la interacción con el solicitante. Terapsy tendrá un plazo máximo y perentorio para dar la respuesta al peticionario de (15) quince días hábiles. Cuando por causas de fuerza mayor, caso fortuito, vacaciones o cese de actividades en Terapsy no sea posible responder en los términos antes indicados, se dará aviso de la situación al peticionario, indicando los motivos y estableciendo la fecha en que se operará la respuesta (de acuerdo con los tiempos y términos establecidos por la ley, en particular lo previsto en el artículo 23 de la Constitución Política, la Ley 1755 de 2015 sobre el derecho de petición, y demás normas aplicables al trámite de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes. Nota importante: solo podemos decidir sobre las solicitudes de los interesados y actuar al respecto cuando actuamos como responsables del tratamiento. Por poner un ejemplo: si eres un Usuario Final que ha agendado sesiones con un Profesional a través de nuestro Sitio Web o App, podemos borrar tus datos o dejar de enviarte determinadas comunicaciones porque nos lo has pedido. Sin embargo, el Profesional puede seguir conservando y tratando tus datos personales (ya que es un responsable del tratamiento de datos independiente). Si deseas ejercer tus derechos con respecto a los datos conservados por los Profesionales en su calidad de responsables del tratamiento, deberás ponerte en contacto directamente con ellos. Siempre que sea posible y esté dentro de nuestras posibilidades, podremos ayudarte a hacerlo, pero no podemos responsabilizarnos de las políticas, prácticas y procedimientos del Profesional, ni de tus acciones y conducta.

4.7 Base legal para el tratamiento de datos

No estás obligado a facilitarnos datos personales si no deseas. No obstante, para abrir una Cuenta con nosotros y utilizar los Servicios, es necesario que nos facilites determinados datos personales. Si no nos facilitas los datos necesarios para prestar los Servicios que has solicitado o te opones a dicho tratamiento de datos, es posible que no podamos prestarte los Servicios (o que sólo podamos prestarlos parcialmente). Encontrarás los fines del tratamiento y la base legal en las secciones 5 y 6, a continuación. Para determinadas actividades, tratamos tus datos personales basándonos en nuestro interés legítimo. Cuando esto ocurre, llevamos a cabo un análisis de ponderación, para asegurarnos de que tus derechos fundamentales no se ven perjudicados o puestos en riesgo por el ejercicio de nuestro interés legítimo. Recuerda que siempre puedes ponerte en contacto con nosotros para manifestar tu oposición al tratamiento (véase la sección 4.6. anterior).

4.8 Toma de decisiones automatizada y elaboración de perfiles

No tomamos decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado (incluida la elaboración de perfiles) que produzcan efectos jurídicos o puedan afectarte de forma significativa.

4.9 Contacto

Puedes ponerte en contacto con nosotros para ejercer tus derechos y hacernos cualquier pregunta a través del siguiente email: info.terapsy@gmail.com También puedes ponerte en contacto con nosotros: a través de nuestro Formulario de contacto en el Sitio Web Contacto.

4.10 Otros datos de contacto

Si eres un Usuario, puedes ponerte en contacto con nuestro Servicio de Atención al Cliente al +57 317 6682484. También puedes ponerte en contacto con nosotros enviando un correo electrónico a info.terapsy@gmail.com Tienes derecho a presentar una reclamación ante nosotros, y te responderemos lo antes posible.

4.11 Enlaces a otros sitios web

Nuestro Sitio Web y nuestra App pueden contener enlaces a otros sitios web, aplicaciones o plataformas, incluso a través de botones "de redes sociales". Aunque nos esforzamos en garantizar que dichos enlaces sean siempre a sitios web, aplicaciones o plataformas que comparten nuestros altos estándares de privacidad, no nos responsabilizamos del contenido, la seguridad o las políticas o prácticas de privacidad de otros sitios web, y un enlace en nuestro Sitio Web o App no significa una validación del mismo por nuestra parte. Si eres derivado a otro sitio web, aplicación o plataforma, estarás sujeto a los términos y condiciones de esos otros sitios (incluida su política de privacidad y prácticas subyacentes). Te recomendamos que revises las condiciones del servicio y los avisos o políticas de privacidad relacionados aplicables a estos sitios, aplicaciones o plataformas antes de compartir tu información personal con ellos.

5. Información específica para los usuarios finales

5.1 Para qué utilizamos tus datos, base legal y periodos de retención

Para la prestación de los Servicios, Terapsy podrá recopilar, almacenar, consultar, usar, transmitir, compartir o tratar diferentes categorías de datos personales relacionados con los Usuarios Finales y Pacientes. Estos datos podrán incluir información de identificación personal, datos de contacto, datos de ubicación, información demográfica, información relacionada con agendamientos y sesiones, datos de contacto de emergencia, información de salud proporcionada por el Usuario o compartida con los Profesionales, datos técnicos derivados del uso de la plataforma, registros de acceso, dirección IP, información del dispositivo, comunicaciones realizadas dentro de la plataforma, así como información financiera, tributaria, de pagos, facturación y transacciones realizadas a través de los Servicios. Lo anterior no limita la posibilidad de que Terapsy trate otros datos personales que resulten necesarios, pertinentes o adecuados para la correcta prestación de los Servicios, el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, la prevención del fraude, la seguridad de la plataforma, la atención de solicitudes, reclamaciones o requerimientos de autoridades competentes, o el desarrollo y mejora de funcionalidades relacionadas con los Servicios ofrecidos. Conservaremos tus datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, así como para atender obligaciones legales, regulatorias, contractuales, contables o de seguridad aplicables. El periodo durante el cual conservamos tus datos variará en función del tipo de datos y de las finalidades para las cuales sean tratados. Terapsy podrá modificar dichos periodos de conservación mediante la actualización de esta Política. Ten en cuenta que estos periodos de conservación aplican únicamente a los datos tratados por Terapsy en calidad de responsable del tratamiento y no necesariamente a los datos tratados por los Profesionales como responsables independientes del tratamiento. Los Profesionales pueden estar sujetos a obligaciones legales específicas relacionadas con la conservación de información clínica o datos de salud. Cuando los Profesionales utilicen nuestros sistemas para tratar datos personales de Pacientes, Terapsy actuará como encargado del tratamiento siguiendo las instrucciones del Profesional correspondiente. No obstante, por razones técnicas, operativas y de seguridad, podremos establecer periodos de retención predeterminados dentro de la plataforma. Será responsabilidad del Profesional garantizar el cumplimiento de los periodos de conservación exigidos por la normativa aplicable. Si no accedes a tu Cuenta ni utilizas el Sitio Web o la App durante un periodo continuo de tres (3) años, podremos considerar tu Cuenta como inactiva y proceder a bloquear, anonimizar o eliminar parte de la información asociada, salvo aquella cuya conservación sea necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales o regulatorias.

5.2 Crear una Cuenta o agendar una sesión en beneficio de un tercero

Un Usuario Final puede agendar una sesión y/o crear una Cuenta en nombre y beneficio de un tercero (generalmente, un menor que esté bajo la tutela o supervisión legal del Usuario Final, o un familiar) (el "Beneficiario") siempre que el Usuario Final (i) haya sido previa y expresamente autorizado por el Beneficiario, o (ii) esté legalmente autorizado para actuar en nombre del Beneficiario. En tales casos, el Usuario final sólo realizará agendamiento y/o creará una Cuenta si tiene un derecho legal válido para transmitir los datos personales del Beneficiario (incluidos los datos de contacto) a la Empresa y a los Profesionales y para proporcionar información precisa, completa y correcta sobre el Beneficiario. Al facilitar los datos personales del Beneficiario, el Usuario Final declara estar legalmente habilitado, o expresamente autorizado por el Beneficiario, para gestionar o transmitir en su nombre la información. En caso de que el Usuario Final, por cualquier motivo, deje de estar autorizado a hacer uso de los datos del Beneficiario, deberá borrar inmediatamente los datos del Beneficiario de la Cuenta y solicitar a los Profesionales que cambien los datos de contacto del paciente para dejar de recibir información sobre reservas.

5.3 Inclusión de datos de terceros en la cuenta del Usuario Final

Como Usuario Final, puedes decidir incluir en tu perfil datos personales (incluidos datos de salud) de los miembros de tu familia (por ejemplo, si son relevantes para tu expediente médico o tus antecedentes) y, en su caso, compartir dichos datos con los Profesionales. En tales casos, deberás (i) incluir dichos datos personales de terceros únicamente si cuentas con su consentimiento o estás legalmente autorizado para ello, y (ii) incluir únicamente los datos personales que sean estrictamente necesarios para recibir asistencia médica de los Profesionales.

5.4 La Empresa como encargada del tratamiento de datos

El Profesional se convierte en un responsable independiente del tratamiento de los datos personales del Usuario Final cuando éste realiza un agendamiento de sesión o inicia un chat con el Profesional en el Sitio Web o en la App; o en todos los demás casos en los que el Profesional recibe datos de tí o de nosotros y los trata para otros fines (véanse algunos ejemplos a continuación). En estos casos, el Usuario Final se convierte en Paciente, lo que significa que el Profesional decidirá cómo y con qué fines se tratarán los datos personales del Usuario Final. Por lo tanto, la Empresa sólo será encargada del tratamiento de los datos personales del Usuario Final, y sólo actuarán siguiendo las instrucciones del Profesional. Por lo tanto, el tratamiento de los datos del Paciente lo deciden los Profesionales y se rige por la política de privacidad del Profesional y los documentos relacionados. Los Profesionales deben informarte sobre cómo tratan tus datos. Nosotros solo seguimos sus instrucciones. A continuación encontrarás algunos ejemplos en los que Terapsy actúa como encargada del tratamiento de datos: cuando, como Usuario Final, realices una sesión con el Profesional, y también cuando el Profesional programe directamente una cita contigo como Paciente y la realicen dentro de nuestra plataforma, el Profesional tratará tus datos para prestarte sus servicios, gestionar su agenda, reprogramar o cancelar reservas. También podrá tratar tus datos para redactar notas e informes sobre tu cita, tu estado de salud y tus afecciones, síntomas e información similar; cuando los Profesionales utilizan nuestra plataforma para enviar comunicaciones a los Pacientes a través de SMS, correo electrónico o cualquier otro medio. Los profesionales deciden quiénes son los destinatarios y cuál es el contenido de dichas comunicaciones; cuando los Profesionales utilizan nuestra plataforma para almacenar datos sobre los Pacientes (por ejemplo, cualquier dato sanitario y documentos que contengan datos de salud que intercambies con el Profesional); cuando los Profesionales utilicen la funcionalidad de chat dentro del Sitio Web o la App, para comunicarse con los Pacientes e intercambiar archivos e información; o cuando los Profesionales intercambian contenidos o información con los Pacientes durante una consulta en línea. Terapsy tiene un acuerdo independiente de tratamiento de datos con el Profesional, en el que regulamos cómo seguiremos sus instrucciones a la hora de tratar los datos personales.

6. Información específica aplicable a los profesionales

Si eres un Profesional que utiliza los Servicios, tienes una Cuenta y, por lo tanto, has establecido una relación contractual con Terapsy, ya sea mediante la aceptación de los términos y condiciones del Sitio Web o mediante la suscripción de un acuerdo comercial para el uso de los Servicios, se aplicará lo dispuesto en esta sección. Esta sección también aplica a Profesionales interesados en contratar o utilizar nuestros Servicios. Si eres un Profesional vinculado a una clínica, hospital o institución médica cliente de Terapsy, podremos crear y mostrar un perfil profesional público en nuestro marketplace o plataformas digitales. Respecto de los demás datos tratados en nombre de dichas instituciones, Terapsy actuará como encargado del tratamiento siguiendo las instrucciones del centro médico correspondiente y conforme a los acuerdos contractuales aplicables. En determinados casos, y de conformidad con la normativa vigente, podremos conservar cierta información profesional pública basada en nuestro interés legítimo o en la existencia de una relación contractual independiente contigo. Para la prestación de los Servicios, Terapsy podrá recopilar, almacenar, consultar, usar, transmitir o tratar diferentes categorías de datos personales y profesionales relacionados contigo, incluidos datos de identificación, contacto, información profesional y académica, licencias, certificaciones, imagen profesional, información técnica derivada del uso de la plataforma, datos de navegación, dirección IP, registros de acceso, información del dispositivo, así como información financiera, tributaria, de pagos y facturación. Lo anterior no limita la posibilidad de que Terapsy trate otros datos personales que resulten necesarios, pertinentes o adecuados para la correcta prestación de los Servicios, el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, la seguridad de la plataforma, la prevención del fraude, la atención de requerimientos administrativos o el desarrollo de funcionalidades relacionadas con los Servicios ofrecidos.

7. Información específica aplicable a los visitantes

Si eres un Visitante, podemos tratar los siguientes datos sobre ti: - información sobre tu dispositivo; - Dirección IP (que mostrará su geolocalización); - zona horaria e idioma; - el navegador que utilices; - información sobre cómo has interactuado con nuestro Sitio Web; y/o - información sobre cuándo entraste en el Sitio Web y la duración de la conexión. - Información de pagos, facturación, datos tributarios cuando sea necesario. El tratamiento de estos datos es necesario para ofrecerte nuestro Sitio Web y otras webs de forma fiable y segura. Todos estos datos son enviados directamente por tu navegador a nuestros servidores web cuando navegas por nuestro Sitio Web. También utilizamos estos datos para documentar el acceso a nuestros servidores web por motivos de seguridad. Aunque no trataremos ningún dato personal que te identifique directamente, algunos de estos datos pueden identificarte indirectamente y, como tales, pueden considerarse datos personales. Algunos de estos datos pueden recopilarse a través de cookies u otras tecnologías similares, por lo que le rogamos que consultes nuestra política de cookies. Si deseas ejercer tus derechos, consulta la sección 4.6 anterior. Conservaremos tus datos durante 1 año a partir de la fecha de tu última visita a nuestro Sitio Web.